Bad Homburg, Oktober 2011. Vor gut zwei Jahren hat der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften einen Standard gesetzt: Die normierte Fuhrparkausschreibung. Ziel war die Vereinfachung der Ausschreibung für alle Beteiligten. “Im Laufe der Jahre gab es viele Erfahrungswerte, wie eine Ausschreibung idealer Weise aussehen sollte, um für den Kunden das optimale Ergebnis zu erzielen”, sagt Michael Velte, VMF-Vorstandsvorsitzender und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet. Die Erkenntnisse hat sein Verband in einer offenen Excel-Vorlage öffentlich gemacht sowie wertvolle Tipps zusammengestellt. Die mündeten in “Goldene Regeln”, worauf bei der Ausschreibung eines Fuhrparks und der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters zu achten ist.
Die Ausschreibung steht in der Prozesskette des Fuhrparkmanagements am Anfang. Durch die Systematische Analyse des eigenen Bedarfs und der Erstellung eines Pflichtenhefts für die sich bewerbenden Dienstleister werden keine qualitätsrelevanten Kriterien außer Acht gelassen. Das konnte schon mal passieren, wenn eine eigene Ausschreibung entwickelt werden musste. Auch wird die Ausschreibung nicht zu umfangreich, so dass sie gerade bei der Auswertung erheblich Zeit spart. Der Standard vereinfacht den gesamten Prozess und unterstützt die Transparenz sowie Vergleichbarkeit bei der Auswahl der in Frage kommenden Dienstleister.
Im Markt setzt sich der Standard bisher in ersten Schritten durch. Wie die Mitglieder des VMF berichten, werden im Schnitt bereits zwischen 20 bis 30 Prozent der Ausschreibungen nach dem vorgeschlagenen Standard durchgeführt, Tendenz steigend. “Vorlagen von Fachverbänden sind wertvolle Hilfestellungen, die hilfreich für alle Marktteilnehmer sind”, sagt Velte. “Wir wollten mit der Standardausschreibung für alle Beteiligten den Prozess erleichtern und Fuhrparkmanagern die umständliche Entwicklung eines eigenen Tools ersparen”, so der VMF-Chef. Gleichzeitig ist die Vorlage flexibel und lässt sich einfach auf die spezifischen Vorgaben und Wünsche des nutzenden Unternehmens anpassen. Jeder, der die Vorlage bereits benutzt hat, bestätigt, dass sie einfach aufgebaut ist, alle wichtigen Punkte berücksichtigt und zudem auch automatisch kalkuliert. Der Fuhrparkmanager muss die Ausschreibung nur um seine individuellen Fuhrpark-/ Leasing-Parameter ergänzen und ggf. im Hinblick auf die Auswertung an seine individuellen Anforderungen wie Formate, Vorgaben für Datenbanken etc. anpassen. “Dabei spart er nicht nur einige Stunden Arbeit, er hat auch die Gewissheit keine wesentlichen Punkte zu vergessen”, so Velte. Und wie oft haben VMF-Mitglieder die Erfahrung gemacht, dass gerade sogenannte “Monster-Datenbanken” in der Auswertung viele Fehler beinhalten können. Oftmals werden Äpfel mit Birnen verglichen, weil bereits in der Eingabe einige Anbieter immer wieder eine besondere Kreativität an den Tag legen. Bei dem Standard der VMF-Ausschreibung wird dies ausgeschlossen. Die Eingaben sind eindeutig vorzunehmen und auf das Wesentliche beschränkt, um eine valide Auswertung erstellen zu können.
Das bestätigt auch Wolfgang Winkmann, Fuhrparkleiter der Alpine Energie Deutschland GmbH, einem 1.000 Mitarbeiter starken Dienstleister, der unter anderem für Energielieferanten ein vielfältiges Leistungsangebot bietet. Der Flottenverantwortliche hat zu Beginn des Jahres erstmals seinen 600 Fahrzeuge umfassenden Fuhrpark über das Tool ausgeschrieben und empfiehlt das uneingeschränkt weiter. “Die VMF-Fuhrparkausschreibung hat mir sehr geholfen. Ich selbst wäre sicherlich nicht so in die Tiefe gegangen und hätte Details vernachlässigt, wenn ich die Ausschreibung selbst entwickelt hätte. So haben wir in der Auswertung Faktoren gesehen, die uns andernfalls sicher gar nicht aufgefallen wären”, sagt Winkmann. Vor allem in der Auswertungsphase hätte er und sein Unternehmen sehr viel Zeit gespart und selbst geringe Unterschiede in den angebotenen Leistungen sehr genau und einfach analysieren können. Winkmann: “Alleine in der Auswertungsphase hatten wir meiner Meinung nach eine Einsparung von ca. 20 Prozent.” Für Winkmann hat das Tool bestens gepasst. Aber auch generell ist das Feedback der Fuhrparkbranche bisher sehr positiv.
Auch im Ausschreibungsprozess selbst kann ein Fuhrparkmanager bis zu 30 Prozent Zeit mit der Vorlage sparen, schätzt der VMF. Bei Fuhrparkverantwortlichen, die erstmals nach einer solchen systematischen Vorgabe arbeiten, ist – so die Ergebnisse einer Befragung – die Zeitersparnis besonders hoch. “Wir gehen von bis zu 60 Prozent aus”, sagt Velte. Viele Unternehmen investieren bei Ausschreibungen zurzeit noch zu viele Ressourcen und machen sich das Leben unnötig schwer.
Die Vorlage wie auch die “Goldenen Regeln” sind für jeden Interessierten unter dem Menüpunkt VMF und Qualitätssiegel einfach herunter zu laden: http://www.vmf-fuhrparkmanagement.de/fuhrparkausschreibung.html.
Der VMF, der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften, fokussiert sich auf Qualitäts- und Zukunftssicherung. Er versteht sich als Kompetenzzentrum für Fuhrparkmanagement. Ihm gehören neun herstellerunabhängige Flottenleasinggesellschaften mit hoher Marktbedeutung und langjähriger Erfahrung an. Mit ihrer gemeinsamen Arbeit setzen sie Branchenstandards, um dem Flottenbetreiber, Sicherheit und Transparenz beim Management seines Fuhrparks zu bieten.
Weitere verifizierte Informationen zu allen Fragen des Flottenleasing, Fuhrparkmanagement und zum Markt finden Sie unter www.vmf-fuhrparkmanagement.de.
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